Müşteri
Takibi
Bu bölümde sistem kullanımına dair basit açıklamaları ve ip uçlarını bulabilirsiniz. Öncelikle sistemi tasarlarken herşeyden önce kolay kullanım ve olabildiğince basit bir yapıda olmasını sağlamaya çalıştık.
İyi bir bilgisayar kullanıcısı olmasanız bile kısa süren bir alışkanlıktan sonra sistemi sanki yıllardır kullanıyormuş gibi aşina olacağınız bir şekle sokmaya çalıştık.
Sistem genel hatlarıyla 3 bölümden oluşmakta. Bunların hepsini kullanmak zorunda değilsiniz. İşinizi kolaylaştıracak ve ihtiyacınız olan bölümü kullanabilirsiniz.
1. Müşteri Takip Sistemi
2. Yedek Parça Stok Takibi
3. Cari Hesaplar
Aşağıdaki bölümde bu iç sisteminde nasıl işlediğinden bahsetmeye çalışacağız.
Servis Kaydı müşterilerinize ait araçların bakım geçmişlerini takip edebileceğiniz bir özelliktir. Örneğin 34 XYZ 01 plakalı araca hangi kilometre'de, hangi tarihte, nasıl bir ücret ile hangi işlemleri yaptığınızı görmek istiyorsanız önce bunları kayıt altına alarak başlayabilirsiniz.
Her bir kayıt bir müşteriye ait araç için oluşturulabilir. Müşteriyi yada müşterinin aracını sisteme tanımlamadıysanız önce müşteriyi sisteme ekleyin. Bunu "Müşteri Yönetimi" isimli alandan yapabilirsiniz. Müşteriyi tanımladıktan sonra yeni bir servis kaydı oluşturabilirsiniz.
Öncelikle "Araç Sahibi" alanından Müşteriyi ve bakım yapılacak aracın plakasını seçmelisiniz. Uzun bir müşteri listeniz olsa bile plakayı yada müşterinin adını yazarak kayıtlar arasından hızlıca filtreleyebilirsiniz. Bakımın yapıldığı andaki araç kilometresini girin ve kayıtlarınızı eklemeye başlayın. Fiyat ilgili alanlarda nokta ve virgül gibi karakterler kullanmayın. Kullandığınız yedek parça daha önce stoklarınıza dahil edilmişse. Adını yazdığınız an parça numarası ile birlikte karşınıza çıkacak. Eğer Stok üzerinden bir parçayı seçerseniz kullandığınız adet kadar mevcut stoklarınızdan düşer. Dilerseniz serbest yazı olarak da Parça-İşçilik alanını doldurabilirsiniz.
Bir seferde en fazla 45 satır kayıt girebilirsiniz. Toplam tutar sistem tarafından otomatik hesaplanacaktır. Siz yinede toplam tutar alanına manuel olarak girdi yapabilirsiniz. Kayıt oluştururken dikkatli davranın daha sonra bu kaydı silemezsiniz. Fakat düzenleyebilirsiniz. Eğer Stok üzerinden çıkış yapıyorsanız elinizdeki stok mikrarından daha fazlasını kullanamazsınız.
Daha önce ki kayıtlara ulaşmanın bir kaç yolu vardır. Sağ üst köşede bulunan arama bölümüne araç plakasını yada şasi numarasını yazarak, müşteri yönetiminden ilgili müşteriyi ve kaydını görüntülemek istediğiniz aracı seçerek yada doğrudan "Kayıt Arşivi" isimli menüden ulaşabilirsiniz.
Kayıt detaylarını gördüğünüz sayfanın en altında "Çıktı Al" isimli bir buton göreceksiniz. Basitçe bu butona tıklamanız yeterlidir. Kayıt dökümanında servis bilgilerinizin doğru gözümesi için sol üst köşede kullanıcı adınızı gördüğünüz alandan profilim seçeneğini tıklayarak servisinize ait detay bilgileri girebilirsiniz.
Bir yedek parçaya ait stok bilgisi oluşturmadan önce yedek parçayı ürün grubu olarak sisteme tanımlayın. Örneğin "VW Polo Ön Fren Balatası" bir ürün gurubudur. "Yeni Ürün Grubu Tanımla" menüsü üzerinden yedek parçanın adını, parça numarasını, markasını ve elinizde minimum kaç adet bulunmasını istediğinizi yazabilirsiniz. Minimum stok alanı, stok miktarı azalan ürünler ile ilgili uyarı vermek için vardır. Aynı parça numarasını sisteme tekrar giremezsiniz. Bu sebeple yeni bir ürün gurubu tanımlarken daha önce bu işlemi yapmadığınıza emin olun.
Tanımladığınız ürün grubuna stok girişi yapabilirsiniz. Aldığınız miktar, aldığınız yer ve alış fiyatınız, çıkma-sıfır parça durumu ve isteğe bağlı bir açıklama alanı bunun için yeterli olacaktır. Dikkat etmeniz gereken önemli husus, alış yeri alanıdır. Bu alan cari hesaplarınız ile bağlantılı çalışır. Yani siz alış yaptığınız miktar kadar borcu aldığınız yerin hesabına sistem otomatik olarak yazacaktır.
Elinzdeki stok hiç bir zaman eksi olamaz. Sistem buna izin vermeyecektir. Aynı stok girişinde olduğu gibi sattığınız yer alanı cari hesaplar ile bağlantılı çalışır. Bir cari hesaba çıkış yaptıysanız ilgili miktar kadarlık bir işlemi cari hesaba alacak olarak yazacaktır.
Stok Miktarlarını düzenleyemezsiniz, İptal edemezsiniz yada silemezsiniz. Eğer yanlış bir giriş yaptıysanız yapmanız gereken bu işlemin tam tersini girmek olacaktır. Örneğin Fren balatasını sisteme 3 adet giriş yaptığınızı düşünelim. Fakat asıl olması gereken değer 2 ise siz 1 adet balatayı stoktan çıkış yapmalısınız. Satış yeri alanını yine aldığınız yer olarak göstermeniz önemlidir.
Sağ üst köşedeki arama alanına parça numarasını, yada parça adını yazarak parçaya ait detay bilgilere ulaşabilirsiniz. Ayrıca "Mevcut Ürün Grupları" isimli menüden de yedek parçalarınızı filtreleyebilirsiniz.
Servis kayıtları ile yedek parça stokları bağlantılı olarak işler. Yani bir servis kaydı oluştururken yada düzenlerken kullandığınız parçayı stoklarınız arasından seçmişseniz ilgili miktar kadar yedek parçayı stoklarınızdan düşecektir.